Was wäre wohl das Schlimmste, das auf einer mehrtägigen Exkursion passieren kann – das haben wir uns bereits in der Planungsphase unserer Exkursion nach Berlin zur Internationalen Tourismus Börse gefragt. Krisenmanagement ist das A und O, so hat es uns bereits Herr Prof. Dr. Ralf Rockenbauch während der Vorlesung „Management in der Tourismuswirtschaft“ gepredigt.

Der Bus nach Berlin hat eine Panne, ein Restaurant hat unsere Reservierung nicht gespeichert, es fehlt überraschend ein Schlafplatz im Hotel… Wir haben uns über alles im Vorfeld Gedanken gemacht und fühlten uns gut vorbereitet – dass wir nur wenige Tage vor geplantem Exkursionsbeginn jedoch schon mitten im Krisenmanagement stecken würden, hätte niemand erwartet.

Auf Grund des neuartigen Corona-Virus Covid-19 sah sich die Hochschulleitung am 28. Februar 2020 gezwungen, unsere geplante Exkursion nach Berlin abzusagen. Da die Gesundheit sowie auch die Sicherheit der Teilnehmer(innen) an erster Stelle stehen, ist es leider nicht zu verantworten, eine Gruppe von 70 Personen auf eine Messe mit Ausstellern aus aller Welt zu schicken. Noch am selben Tag entschied sich auch der Veranstalter dazu, die Messe offiziell abzusagen. Die Enttäuschung innerhalb unseres Teams war riesig – fünf Monate Arbeit hatten wir bereits in die Planung der Exkursion gesteckt.

Wie wir mit dieser Enttäuschung und den mit der Absage verbundenen Aufgaben umgegangen sind, ist hier in unserem 10-Schritte Notfallplan nachzulesen:

1. Akzeptieren der aktuellen Situation

Auch wenn wir alle sehr enttäuscht waren, wir konnten die Entscheidung natürlich nachvollziehen. Es blieb keine Zeit, sich den Kopf darüber zu zerbrechen, denn jetzt musste gehandelt werden!

2. Eine sehr enge Zusammenarbeit ist jetzt noch wichtiger als je zuvor!

Sowohl innerhalb des Teams als auch mit den verantwortlichen Dozenten,  Dr. Acacia Malhado und  Prof. Dr. Ralf Rockenbauch haben uns telefonisch jederzeit zur Seite gestanden, um uns mit allen aufkommenden Fragen beiseite zu stehen. Innerhalb des Teams wurde der Fokus darauf gelegt, das Beste aus der Situation zu machen, auch ohne jegliche Erfahrung.

3. Regelmäßige Berichterstattung

Für uns war es sehr wichtig, die zuständigen Dozenten regelmäßig über die aktuelle Lage zu informieren. Da für jeden in unserem Team eine solche Situation absolutes Neuland war, tat es gut, sich ständig auszutauschen. So fühlten wir uns sicher und in unserem Tun bestätigt.

4. Delegation der Aufgaben

Eine klare Aufteilung der Aufgaben ist immer das Erfolgsrezept für ein effizientes Arbeiten in einer Gruppe. Sinnvoll war es in unserem Team, dass sich jedes einzelne Mitglied so gut es ging um das kümmerte, worum es sich auch während der Planungsphase zuvor überwiegend gekümmert hat.

5. Kontaktieren der Teilnehmer

It’s all about Stakeholder-Management. Als einer der wichtigsten Stakeholder war es von höchster Priorität, die Teilnehmer direkt nach der offiziellen Absage der Exkursion über diese zu informieren und ihnen bei weiteren Fragen zur Verfügung zu stehen.

6. Stornieren was das Zeug hält

Um eine möglichst hohe Rückerstattung der Teilnehmergebühren zu gewährleisten, hatte das Stornieren der bereits gebuchten und bezahlten Leistungen eine hohe Priorität. Für Stornierungen gilt allgemein: Je früher, desto besser.

7. Persönlicher Kontakt zu Vertragspartnern

Auch wenn das vermutlich die unangenehmsten Telefongespräche waren, die wir führen mussten, war es äußerst wichtig für uns, telefonisch anzukündigen, dass wir aufgrund der besonderen Umstände unsere gebuchten Leistungen stornieren mussten. Bei persönlichem Kontakt erhöhen sich außerdem eher die Chancen auf einen höheren Rückerstattungsbetrag.

8. Schriftliche Dokumentation

Ein essentieller Schritt war die schriftliche Dokumentation aller stornierten Leistungen. Da mit der Absage der Exkursion eine beachtliche Menge Mehrarbeit auf uns sowie auch auf die beteiligten Dozenten und die Finanzabteilung der htw saar zukam, war es wichtig, Ordnung zu wahren.

9. Ein gemeinsames Teamtreffen

Persönlich über etwas zu reden ist vermutlich in 99,9 Prozent der Fälle zielführender als über WhatsApp zu kommunizieren. Da es noch einige Punkte gab, über die wir uns etwas mehr austauschen mussten, haben wir uns mittags zum gemeinsamen Essen verabredet.

10. Einen Abschluss haben

Ein abruptes Ende unserer Zusammenarbeit nach fünf Monaten hätte sich einfach falsch angefühlt. Da es in Berlin auch einen Abschlussabend gegeben hätte, an dem wir mental mit der Zusammenarbeit und dem Projekt abgeschlossen hätten, war es für uns wichtig, ein letztes gemeinsames Treffen als Team zu haben.

Was wir gelernt haben? Man kann nicht auf alles vorbereitet sein. Wichtig ist, dass die Zusammenarbeit im Team gut funktioniert und sich jedes einzelne Teammitglied dazu verpflichtet fühlt, die Situation so gut es geht zu retten.

Wir sind stolz darauf, wie souverän wir damit umgegangen sind, ohne jegliche Erfahrung mit solchen Extremsituationen. Wie auch Prof. Dr. Achim Schröder meinte: „Wir haben alle jetzt eine Geschichte zu erzählen, wenn wir bei einem Bewerbungsgespräch mal nach einer Niederlage gefragt werden.“

Wir sind sehr dankbar, die Möglichkeit gehabt zu haben, auch in dieser Situation das Beste aus uns rauszuholen und von den Besten gelernt zu haben, wie man mit so einem Rückschlag umgehen kann. Danke Dr. Acacia Malhado und  Prof. Dr. Ralf Rockenbauch für Ihre Unterstützung in jeder Hinsicht – ohne Sie hätten wir alles vermutlich nur halb so gut gemeistert.