Im Modul MICE-Management (MICE steht für: Meetings, Incentives, Konferenzen und Ausstellungen) in den Studiengängen Internationales Tourismus-Management (htw saar) und Internationales Tourismus-Management (DFHI) haben Studierende unter der Leitung von Prof. Dr. Ralf Rockenbauch „selbstorganisiertes Lernen“ in der Praxis angewandt. Die MICE-Projekte ITM-Summerbreeze und Schnippeldisko 2025 wurden als Incentive-Reise sowie Slow-Food-Event konzipiert und umgesetzt, wobei insbesondere Nachhaltigkeit, Edutainment und Teambildung intensiviert wurden.

Die beiden Projekte dienen dazu, den Studierenden das Organisieren, Planen und strukturierte Arbeiten im MICE-Sektor praktisch näher zu bringen. Dabei werden aktuelle Trends berücksichtigt, wie z. B. Profiling, Storytelling, Involvement, Emotionalisierung, Risikomanagement, Krisenmanagement, Social Media, künstliche Intelligenz und Nachhaltigkeit.

Hierbei dienen theoretische Kenntnisse, die in den Vorlesungen erarbeitet werden, als Vorlage und Unterstützung für die Studierenden. Insbesondere die Anwendung der professionellen Managementmethoden – wie Projektdefinition, Porters 5 Forces, Kreativitätstechniken, Scoring-Modelle, Aktivitätenpläne, Stakeholdermanagement, Statusblätter, Jour-Fixe, Markensteuerrad nach Esch usw. – wird erweitert und vertieft, verbessert dadurch den Praxistransfer und steigert den Erfolg der Studierenden.

Bei den Projekten ITM-Summerbreeze und Schnippeldisko ergeben sich zusätzlich die Möglichkeiten zum Austausch mit Praxisvertretern sowie Dienstleistern, was zur Vertiefung von Fach- und Methodenwissen führt – insbesondere in den Bereichen Reiseveranstaltung, Mobilitätsmanagement, MICE-Management, Food- & Beverage-Management, sowie die Organisation von Freizeitbetrieben wie einer Wassersportschule und Nachhaltigkeit im Tourismus.

Zur Planung hatten die Studierenden etwa einen Monat Zeit, in dem sie zusammenarbeiteten, um die vermittelten fachlichen, methodischen und sozialen Kompetenzen anzuwenden. Einerseits wird dadurch das theoretisch erlernte Wissen der Teilnehmenden mit der Praxis verknüpft und andererseits die Projektmanagementerfahrung des Organisationsteams erweitert. Hierfür nutzen die Studierenden fundierte Projektmanagementtools, um die operative Planung mit ihrem akademischen Wissen zu verbinden. Dieser Ansatz von „SEGELN“ (Selbstgesteuertem Lernen) stellt einen weiteren prägnanten Schritt zur Weiterentwicklung der fachlichen, methodischen und persönlichen Kompetenzen dar – zur Erweiterung der Leadershipskills und der Entwicklung von Fähigkeiten im Bereich Entrepreneurship.

Der folgende Bericht skizziert die wesentlichen Schritte aus Sicht des Projektteams. Die umfassendere Projektdokumentation, die auch als ein weiterer Teil des Leistungsnachweises gilt, kann bei dem Modulverantwortlichen (Prof. Dr. Ralf Rockenbauch) eingesehen werden.

Im Mai ging es für uns, die Studierenden an der htw saar der Studiengänge Internationales Tourismus Management (ITM – htw saar) und Internationales Tourismus-Management am DFHI (ITM – DFHI) sowie unserer Exkursionsleitung Prof. Dr. Ralf Rockenbauch, auf Exkursion nach Flevoland, Niederlande. Neben Windsurfen und spannenden Projekten stand vor allem eins in unserem Fokus: Organisation.

Ziel der Exkursion war es, theoretische Inhalte des Moduls in die Praxis umzusetzen. Dabei sollten nicht nur der Spaßfaktoren beim Windsurfen stimmen, sondern auch die Edutainment-orientierten Inhalte greifen, vor allem eigenverantwortliches Planen und Durchführen. Und so wurde aus einem Studienprojekt ein echtes Reise-Event. Mit uns mittendrin: das Organisations-Team.

Als Teil der „ITM-Summerbreeze“-Exkursion waren wir nicht nur Mitreisende, sondern auch Planer*innen, Kalkulierer*innen und manchmal sogar Köch*innen. Unsere Aufgabe: die Reise nach Flevoland im Rahmen des MICE-Moduls aktiv mitgestalten – und das möglichst realitätsnah. Von der Organisation der An- und Abreise (per Bahn und Auto) über die Verpflegung bis hin zur Budgetkontrolle – alles lag in unserer Verantwortung. Das finanzielle und zeitliche Budget waren dabei unsere Leitplanken. Projektarbeit, Teamwork und selbstgesteuertes Lernen standen im Fokus – praxisnah und mit Blick auf die zukünftige Berufswelt im MICE-Segment.

In den fünf Wochen Vorbereitungszeit war unser Ziel: eine reibungslos organisierte Exkursion.

In wöchentlichen Meetings à 90 Minuten planten wir als Team den Ablauf unserer Reise sowie die Verpflegung. Dabei ging es nicht nur ums Wann und Wie, sondern auch ums Warum. In einem gemeinsamen Jour Fixe vor Abfahrt stellten wir unsere Planungsschritte und Projektmanagementtools vor. Hierzu zählte unter anderem eine Umfeldanalyse nach dem Fünf-Kräfte-Modell von Porter zur Bewertung der Wettbewerbssituation sowie eine strukturierte Projektdefinition zur Eingrenzung unserer Aufgabenbereiche. Tools wie Excel wurden für Zeitpläne, Budgetübersichten und To-do-Listen genutzt. Diese strukturierte Vorbereitung half uns, alle Anforderungen effizient und zielgerichtet umzusetzen.

Unsere Gruppe reiste in zwei Etappen an: Zwölf Personen nutzten den Zug, während vier mit dem Auto fuhren. Trotz kleinerer Zwischenfälle gelang es uns, gemeinsam am Ziel anzukommen, da wir Verspätungen durch kurzfristige Umstiege kompensieren konnten. Die Herausforderungen wurden durch gute Kommunikation und Flexibilität im Team souverän gemeistert. Letztlich haben wir somit eine nachhaltige Anreise sichergestellt.

Die Unterkunft war bereits im Vorfeld vom Exkursionsleiter organisiert worden. Wir wohnten in gemütlichen Holzhütten eines Surfcamps – eine ideale Lösung für unsere Gruppengröße und den gewünschten Gemeinschaftscharakter.

Die Verpflegung war von Beginn an nachhaltig konzipiert und wurde ausschließlich vegetarisch gestaltet. Beim Einkauf legten wir großen Wert auf frische, regionale Produkte. Die Mahlzeiten wurden gemeinsam geplant und zubereitet – ein schöner Moment der Zusammenarbeit. Auf Hygienevorgaben sowie Allergien wurde selbstverständlich Rücksicht genommen. Der Einkauf erfolgte nach Bedarf und wurde im Team koordiniert.

Das Gesamtbudget wurde im Vorfeld gemeinsam aufgestellt und enthielt Puffer für unvorhergesehene Ausgaben. Kleinere spontane Anpassungen, etwa bei Transportkosten oder Lebensmitteleinkäufen, konnten problemlos vor Ort vorgenommen werden. Die Kostenverteilung erfolgte transparent und wurde über den Controller dokumentiert.

Neben unserem Konzept-Pitch in einem Jour Fixe sowie Vorträgen von Prof. Dr. Ralf Rockenbauch zu den Themen Destinations- und Wassersportmanagement in Flevoland, Nachhaltige Förderung des Segelsports im Saarland und Wirtschaftliche Effekte der Windsurfbundesliga absolvierten wir täglich einen Windsurfkurs um angewandtes Wassersportmanagement zu erleben.

Darüber hinaus wurden mehrere abwechslungsreiche Aktivitäten angeboten, die ebenfalls systematischer Bestandteil der Exkursion waren: Teambildungs-Challenges am Strand, gemeinsame Kochabende (Schnippeldisko), ein spannendes Exitgame und ein unterhaltsames Krimidinner (siehe hierzu gesonderte Blog-Beiträge). Diese Programmpunkte stärkten nicht nur den Gruppenzusammenhalt, sondern sorgten auch für viele unvergessliche Momente.

Ein weiteres Highlight der Flevoland-Exkursion war unsere Schnippeldisko – ein Projekt, das kulinarischen Spaß mit ernstem Thema verband: Lebensmittelverschwendung.

Gestartet wurde mit einer Präsentation, die uns die Augen öffnete: Jährlich landen tonnenweise Lebensmittel im Müll – dabei ließe sich vieles noch verwerten. Im Anschluss hieß es: Schnippeln, tanzen, Spaß haben! Bei Musik und guter Laune schnippelten alle Teilnehmenden gemeinsam Gemüse klein, das dann zu einem leckeren, veganen Gemüsecurry verarbeitet wurde.

Diese Aktion machte nicht nur satt, sondern auch nachdenklich: Wie können wir selbst beim Einkaufen und Kochen auf Nachhaltigkeit achten? Die Schnippeldisko war somit nicht nur ein kulinarisches Event, sondern auch ein Beitrag zur Sensibilisierung – und eine tolle Erfahrung für alle Beteiligten!

Wie so oft bei Gruppenreisen verlief nicht alles reibungslos. Das Mobilitätsmanagement in der Praxis war durch verschiedene Herausforderungen gekennzeichnet (Buchung von Gruppentickets, Zugausfälle, Verspätungen, kurzfristige Umstiege, ein Bus, der seinen fahrplanmäßigen Halt nicht einhielt usw.).  Dank systematischer Planung, der Berücksichtigung von Pufferzeiten, professioneller Kommunikation und flexibler Umplanung konnten wir jedoch alternative Verbindungen finden und alle Teilnehmenden sicher ans Ziel bringen. Besonders positiv fiel der konstruktive Umgang im Team auf – spontane Ideen und schnelle Entscheidungen ermöglichten einen reibungslosen Ablauf trotz unerwarteter Umstände.

Insgesamt hat uns die Exkursion nach Flevoland sowohl fachlich, als auch persönlich bereichert. Wir konnten unser Wissen und Können erweitern – insbesondere im organisatorischen Bereich. Als Projekt-Team haben wir hauptsächlich die Rolle des Reiseveranstalters eingenommen, welche uns sowohl gefordert, als auch viele interessante praktische Einblicke ermöglicht hat. Dabei wurde deutlich wie viel Koordination und Verantwortung hinter den Aufgaben, wie Anreise und Verpflegung steckt, auch wenn sie oft im Hintergrund bleiben.

Für den möglichen Berufsweg, den wir später einschlagen möchten, war es hilfreich, realistisch zu erleben, welche Aufgaben alle im Tourismusmanagement anfallen. Die praktischen Erfahrungen haben uns geholfen den Tourismus und die theoretischen Inhalte des Moduls nicht nur zu verstehen, sondern geben uns auch ein klares Bild davon, was im Job später auf uns zukommen kann.

Ein gelungener Abschluss unserer gemeinsamen Zeit war der Windsurfschein, den wir alle zusammen als Gruppe ITM-Summerbreeze gemacht haben – eine schöne Erfahrung, die den Gruppenzusammenhalt besonders gestärkt hat.

Abschließend bedankt sich das ITM-Summerbreeze-Team bei allen Teilnehmenden, Unterstützenden, dem Surf- und Cat-Camp Veluwemeer sowie der gesamten htw saar und der AIM für die Möglichkeit zum erfolgreichen MICE-Management. Wir wünschen allen Beteiligten weiterhin viel Erfolg.